Tal como se costuma dizer, “o tempo voa”. Isso torna-o uma variável que pode ser difícil de controlar e monitorizar, pois, uma vez que o tempo passa, nunca mais se recupera. E claro, para as empresas, tempo é dinheiro.  

No entanto, nem sempre é fácil gerir o tempo e, por isso, muitos profissionais deixam tarefas inacabadas ou pendentes. O motivo? A má gestão do tempo. Se pretende tornar-se mais produtivo e organizado, pode começar por seguir as nossas dicas para gerir o tempo eficazmente. 

1. Estabeleça prioridades

Faça uma lista de todas as suas tarefas e estabeleça prioridades. Escreva um plano semanal, liste tudo o que é importante realizar naquela semana, depois passe para o plano diário. Esta é uma ótima forma de manter o foco nos objetivos mais importantes e de curto prazo. 

Na definição de prioridadesé bastante comum utilizar o Sistema ABC de prioridades que é composto por 3 níveis de prioridade:  

Prioridade A: É aquela tarefa que precisa de ser realizada imediatamente, pois é de importância crítica. 

Prioridade B: É aquela tarefa que é importante, mas que não precisa de ser feita imediatamente.  

Prioridade C: É aquela em que não existe urgência, mas que deve ser realizada. 

Definir prioridades nem sempre é fácil, mas este sistema pode facilitar o processo, pois no ambiente de trabalho tudo parece urgente, sobretudo porque hoje em dia quase tudo é para ontem!” Então, saiba que: urgente é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente, poderá causar problemas e tornar-se prejudicial para a empresa, uma vez que o que é importante é tudo aquilo que tem potencial de gerar resultados. 

2. Realize uma tarefa de cada vez  

O conceito do multitasking soa muito bem, mas nem sempre gera os melhores resultados. Até pode mesmo funcionar para alguns profissionais, mas para muitos é contraproducente e acaba por fazer com que percam mais tempo com cada tarefa. Por issoopte por seguir o seu plano inicial – o do ponto anterior – e realize uma tarefa de cada vez. Verá queno final, não só ganhará mais tempo, como também obterá melhores resultados. 

3. Evite distrações

Quantas vezes já recebeu uma notificação e ficou na tentação de ver “só aquilo” e de repente já se passaram 10 minutos. Para evitar distrações e manter o foco,  é necessário cumprir alguns passos: 

  • Não deixar as redes sociais e o e-mail aberto no PC.
  • Fechar as janelas desnecessárias do navegador de internet.
  • Desligar, se puder, as notificações do telemóvel ou colocá-lo em modo voo.
  • Escolher um local para trabalhar onde não se interrompido, especialmente se estiver em teletrabalho.

4. Defina prazos

Para evitar a procrastinação é fundamental definir prazos. Trabalhar num projeto sem saber quanto tempo vai demorar, pode levar a que comece a procrastinar pois não visualiza uma meta final. Gostamos de associar o esforço a uma recompensa. Por isso, para contrariar a tendência da procrastinação, crie uma janela de tempo para concluir a tarefa, em vez de sentar e trabalhar num projeto que aparentemente não tem fim

5. Aprenda a dizer “não”

É normal que queira mostrar dedicação, maspara tal, não precisa de aceitar todas as tarefas ou projetos do seu departamento. Deve ter a noção da sua carga de trabalho e da sua capacidade de dar resposta aos pedidos que lhe vão chegando. Caso se sinta sobrecarregado, saiba dizer um “não” de forma educada, esclarecendo os seus motivos. Ese não quiser recusar tarefas, peça para adiar para uma data mais conveniente. Cair no erro de aceitar todas as tarefas pode prejudicar a qualidade do trabalho e a sua imagem profissional, além de aumentar os seus níveis de stress. 

O uso da tecnologia na gestão de tempo 

Esta5 dicas para uma gestão de tempo eficiente serão bastante vantajosas, quando aplicadas à rotina e tarefas do dia a dia, uma vez que permitem aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho, sem aumentar os seus níveis de stress! 

Utilizar a tecnologia como uma aliada para completar objetivos profissionais é também uma mais valiaO Airdesk é uma ferramenta de colaboração que ajuda na gestão de tarefas e na monitorização da atividade da empresa, em tempo real. Com o módulo de Gestão de Tempo pode gerir o seu tempo de forma mais eficiente, controlando onde e quando a sua empresa está a gastar tempo e recursos. 

Coloque em prática estas dicas com a ajuda do Airdesk e trabalhe melhor, mais rapidamente e com maior versatilidade.