Os gestores de projeto têm a difícil tarefa não só de lançar um projeto, mas também de assegurar que corre sem problemas e de colaborar com os membros da equipa e com o cliente. Na realidade, pode tornar-se stressante. Mas, se planear e gerir corretamente o projeto, a situação não se torna tão caótica. 

Se esta é a sua primeira oportunidade de gerir um projeto, eis como pode geri-lo do início ao fim com sucesso. 

1. Planeie o projeto 

Todos os gestores de projeto dirão que o sucesso de qualquer projeto se resume ao planeamento. A elaboração de um plano pode exigir algum esforço inicialmente, mas a longo prazo, ter uma visão definida do projeto irá poupar-lhe tempo, dinheiro, e muitas dores de cabeça. 

Para começar a criar o plano do projeto, concentre-se nos seguintes componentes: 

Identifique o seu projeto

Para começar, convém desconstruir o projetoPor exemplo, transmitir à sua equipa que deseja construir uma casa é muito amplo. Mas, dizer-lhes que quer construir uma casa de férias na praia proporciona uma melhor compreensão sobre o que o projeto realmente é. 

Defina metas e objetivos

Agora é altura de estabelecer as metas e objetivos que pretende alcançar. As suas metas são o quê, tais como aumentar o número de visitantes do seu website. Os seus objetivos são o como. Se quiser aumentar o número de visitantes do seu site, poderá consegui-lo através do lançamento de uma campanha de marketing de conteúdos. 

Construa a sua equipa

Quem são as pessoas que o vão ajudar no projetoQuais são as suas funções e responsabilidades? Normalmente, a sua equipa deve incluir o patrocinador do projeto, especialistas para definir o âmbito do projeto, o gestor do projeto, a equipa responsável a trabalhar no projetoAo construir a sua equipa, tente mantê-la o mais motivada possível. 

Crie uma linha temporal

Divida as tarefas em fases e estabeleça prazos para quando pretende que as suas metas e objetivos sejam completados. Saber quanto tempo cada fase demora a ser concluída ajuda-o a manter o projeto no bom caminho. 

Obtenha feedback

Depois de definir o seu plano inicial, procure obter o feedback da sua equipa, das partes interessadas, e dos clientes antes de prosseguir. 

Ajuste o seu plano

Mesmo o plano de projeto mais eficiente não terá em conta os imprevistos que possam surgir. Tenha alguma flexibilidade com o seu plano para que se possa ajustá-lo consoante as circunstâncias. 

Assim que tiver o seu plano em ordem, e todos os envolvidos estiverem a bordo, escreva o plano para que possa ser utilizado como o seu guia durante o decurso do projeto.

2. Mantenha o projeto no bom caminho 

Ter o seu plano claramente definido pode ajudá-lo durante todo o projeto, mas isso não significa que possa esperar que este seja concluído sem estar constantemente a analisar, rever e monitorizar todas as fases do projeto. 

Para garantir que o projeto se mantém no bom caminho: 

Programe intervalos regulares para verificar o projeto

Quer seja de dois em dois dias ou uma vez por semana, é preciso agendar um período para rever o progresso do projeto. 

Seja flexível

Confie na sua equipa quando estiver a trabalhar no projeto. Apesar de ter uma visão e um plano em vigor, a sua equipa deverá ter o know-how a experiência para o tornar realidade. Se tiver sugestões, mantenha a mente aberta e ouça as opiniões da equipa. 

Comunique com a sua equipa

Mantenha todos informados e forneça atualizações frequentes. Melhor ainda, marque reuniões semanais para que todos tenham acesso àatualizações mais recentes e possam abordar questões pertinentes. Por exemplo, se um prazo tiver de ser antecipado e a sua equipa não souber esta informação, como pode esperar que eles concluam o seu trabalho até ao novo prazo? 

Resolva os problemas antes que eles ocorram

Prepare-se para quaisquer obstáculos com antecedência, para que possa lidar com eles antes que se tornem um problema. Por exemplo, se sabe que precisa de um copywriter para escrever 3 artigos diariamente no blog, então assegure-se de que tem alguém que possa lidar com essa carga de trabalho. 

Dê instruções

Como gestor do projeto, é sua responsabilidade manter a equipa informada e certificar-se de que tudo corre sem problemas. Para o fazer, é necessário fornecer à sua equipa os recursos e informações adequados para que possam completar o projeto dentro do prazo. 

3. Utilize uma ferramenta de gestão de projetos 

Por mais pormenorizado que seja o seu plano, é obrigado a deparar-se com uma série de percalços. Felizmente, a tecnologia tornou mais eficazes e convenientes todos os processos de gestão, desde o agendamento de publicações nos meios de comunicação social às relações com os clientes.  

Com a plataforma de colaboração Airdesk, irá trabalhar melhor, mais rapidamente e com maior versatilidade. Ao acompanhar todos os seus projetos, tarefas, negócios e registos de tempo, conseguirá sentir-se em controlo e mais motivado para cumprir os seus objetivos a curto e longo prazo. 

Gestão do tempo 

Como gestor do projeto, também tem de estar habilitado a gerir eficazmente o seu tempo. Caso contrário, como espera que o projeto seja concluído dentro do prazo? 

Aqui estão algumas das técnicas mais eficazes de gestão de tempo: 

Atribua tarefas

Se estiver sobrecarregado, não hesite em atribuir algumas tarefas a um membro da equipa qualificado e de confiança para que se possa concentrar nas suas tarefas mais importantes.   

Dê prioridade às suas tarefas

Assegure-se de que não se atrasa nas suas tarefas mais importantes. Complete-as primeiro, e depois trabalhe em tarefas que não sejam tão urgentes. 

Realize reuniões mais eficazes

Mantenha as suas reuniões curtas e certifique-se de que não fogem ao tópico. Peça à sua equipa que partilhe as suas ideias e dê feedback sobre o progresso do projeto. 

Escreva hoje sobre a tarefa de amanhã

Isto irá permitir, não só que planeie melhor o seu dia, mas também que lide melhor com qualquer crise que o espera logo pela manhã.  

Utilize uma ferramenta de colaboração

Com o Airdesk, poderá saber exatamente quanto tempo a sua equipa aplica em cada projeto, onde estão a ser gastas mais horas, as razões que possam causar o gasto ineficiente de tempo e as horas excedidas por cliente.